Privacy Policy Archive

PRIVACY VERKLARING
december 2022

 Deze privacy verklaring  (“Privacy Verklaring”) is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten van FLOORIFY (zoals hieronder gedefinieerd) als verwerkingsverantwoordelijke.

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van de naamloze vennootschap “FLOORIFY”  (hierna genoemd “FLOORIFY”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.

Huidige Privacy Verklaring is onder meer van toepassing op (i) onze website https://www.floorify.com  (hierna genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen FLOORIFY en haar klanten, prospecten en business partners.

FLOORIFY wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en/of (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.

Gelieve deze Privacy Verklaring te lezen in samenhang met de Cookie Policy van FLOORIFY. U kan de gearchiveerde versies van onze privacy verklaring hier vinden.

I.             FLOORIFY ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

FLOORIFY is een naamloze vennootschap met zetel te Kruisboommolenstraat 30A, 8800 Roeselare, België, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0655.893.511, RPR Gent, afdeling Kortrijk.

In het licht van de Privacy Wetgeving zal FLOORIFY optreden als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonlijke gegevens voor de doeleinden die in deze Privacy Verklaring worden beschreven. Dit betekent dat we de controle en verantwoordelijkheid hebben over uw persoonsgegevens.

II.            VERWERKINGSACTIVITEITEN VAN FLOORIFY

Welke persoonsgegevens we verzamelen, opslaan en verwerken en het doel waarvoor FLOORIFY deze gegevens verwerkt, kan verschillen afhankelijk van uw relatie met FLOORIFY.

Meer specifiek hebben wij vijf verschillende scenario’s geïdentificeerd:

1        U bezoekt de Website van FLOORIFY

2        U wenst direct marketing te ontvangen van FLOORIFY

3        U bent een potentiële klant en/of u zoekt een commerciële relatie met FLOORIFY

4        U bent een klant van FLOORIFY

5        U bent een partner of leverancier van FLOORIFY

II.1         U bezoekt onze Website

Algemene communicatie en ondersteuning bij vragen

Doel:

Om algemene communicatie te voeren met & Floorify eindgebruikers bij te staan bij vragen (via de website (LiveChat), mail, telefoon, sociale media)

 Persoonsgegevens:

❑  Voornaam

❑ E-mailadres

 ❑  Achternaam

❑  Sociale media

❑  Telefoonnummer

❑   Vrijwillig verstrekte informatie

 Rechtsgrondslag:

Toestemming

 Bewaarperiode:

Totdat u verzoekt om niet langer gecontacteerd te worden door FLOORIFY of tot één (1) jaar na uw laatste contact met FLOORIFY afhankelijk van wat zich het eerst voordoet

 U heeft een uitgebreide garantie bij ons aangevraagd

 Doel:

Om aanspraak te maken op de verlengde garantie zoals voorzien in de garantievoorwaarden van FLOORIFY

 Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  e-mailadres

 ❑  Achternaam

❑ Product informatie

❑  Type kamer

 Rechtsgrondslag:

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

 Bewaarperiode:

Voor de duur van de verlengde garantietermijn aangeboden door FLOORIFY en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten gesloten met FLOORIFY

 Cookies

 Tijdens uw bezoek aan onze Website kunnen we uw persoonlijke gegevens ook verzamelen via Cookies die op uw apparaat(en) zijn opgeslagen om de werking van de Website te optimaliseren. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie.

 U heeft stalen besteld

 Doel:

Om u een gratis stalen te bezorgen en u gericht te kunnen bijstaan in uw zoektocht naar een geschikte vloer

 Persoonsgegevens:

❑  Voornaam

❑  Adres

 ❑  Achternaam

❑  (Werk) email adres

❑  Hoedanigheid (particulier / professioneel)

❑  Leeftijdscategorie

 Rechtsgrondslag:

Toestemming

 Bewaarperiode:

 Totdat u verzoekt om niet langer gecontacteerd te worden door FLOORIFY of tot één (1) jaar na uw laatste contact met FLOORIFY afhankelijk van wat zich het eerst voordoet

 II.2         U wenst direct marketing te ontvangen van FLOORIFY

Ontvangen van Direct Marketing

 Doel:

Om meer informatie te verstrekken over de producten van FLOORIFY of gerelateerde diensten.

 Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

 ❑  Achternaam

 Rechtsgrondslag:

Toestemming

 Bewaarperiode:

Totdat u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel. U wordt automatisch afgemeld als we meer dan een jaar geen contact met u hebben opgenomen.

 II.3        U bent een potentiële klant van FLOORIFY

 Algemene communicatie met FLOORIFY & prospecting door FLOORIFY

 Doel:

Om gesprekken te voeren over de producten en/of bijbehorende services van FLOORIFY (via mail, telefoon, sociale media zoals LinkedIn).

 Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

 ❑  Achternaam

❑  Telefoonnummer

 ❑  Naam werkgever

❑  Land

 ❑  Type industrie

❑  Taal van voorkeur

 ❑  Social media / business channel

❑  Vrijwillig verstrekte informatie

 Rechtsgrondslag:

Legitiem belang

 Bewaarperiode:

Totdat u hebt verzocht om niet langer gecontacteerd te worden door FLOORIFY of tot één (1) jaar na uw laatste contact met FLOORIFY, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet

 II.4         U bent een klant van FLOORIFY

U ontvangt een prijslijst

Doel:

Om u een prijsinschatting te bezorgen

Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  Werkgever (indien nodig)

❑  Achternaam

❑ (Werk) e-mailadres

❑  Adres

❑  BTW-nummer (indien nodig)

Rechtsgrondslag:

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bewaarperiode:

Tot één (1) jaar na de beëindiging van de commerciële relatie tussen uw onderneming en FLOORIFY

U maakt gebruik van ons B2B-portaal

 Doel:

Om u toegang te verschaffen tot ons B2B portaal

Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  BTW-nummer

❑  Achternaam

❑  E-mailadres

Rechtsgrondslag:

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bewaarperiode:

Voor de duur van uw commerciële relatie met FLOORIFY en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten gesloten met FLOORIFY

Algemene communicatie met FLOORIFY & aanbieden van diensten

 Doel:

Om te communiceren inzake onze commerciële samenwerking

 Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

 ❑  Achternaam

❑  Telefoonnummer

 ❑  Naam Werkgever

❑  Land

 ❑  Type Industrie

❑  Taal van voorkeur

 ❑  Social media / business channel

❑  Vrijwillig verstrekte informatie

 Rechtsgrondslag:

Legitiem belang

 Bewaarperiode:

Totdat u hebt verzocht om niet langer gecontacteerd te worden door FLOORIFY of tot één (1) jaar na uw laatste contact met FLOORIFY, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet

 Facturatie

 Doel:

Om de facturen te bezorgen voor de verkochte producten / geleverde diensten.

 Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

 ❑  Achternaam

❑  Telefoonnummer

 ❑  Naam werkgever

❑  Adres

 ❑  Financiële data

❑  BTW-nummer

 Rechtsgrondslag:

Legitiem belang

 Bewaarperiode:

Voor de duur van uw commerciële relatie met FLOORIFY en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten gesloten met FLOORIFY

 II.5         U / uw bedrijf is een partner of leverancier van FLOORIFY

Algemene communicatie met FLOORIFY & aanbieden van diensten

Doel:

Om te communiceren inzake onze commerciële samenwerking

Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

❑  Achternaam

❑  Telefoonnummer

❑  Naam werkgever

❑  Land

❑  Type industrie

❑  Taal van voorkeur

❑  Social media / business channel

❑  Vrijwillig verstrekte informatie

Rechtsgrondslag:

Legitiem belang

Bewaarperiode:

Totdat u hebt verzocht om niet langer gecontacteerd te worden door FLOORIFY of tot één (1) jaar na uw laatste contact met FLOORIFY, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

Facturatie

Doel:

Om de facturen te bezorgen voor de verkochte producten / geleverde diensten.

Persoonsgegevens:

❑  Naam

❑  (Werk) e-mailadres

❑  Achternaam

❑  Telefoonnummer

❑  Naam werkgever

❑  Adres

❑  Financiële data

❑  BTW-nummer

Rechtsgrondslag:

Legitiem belang

Bewaarperiode:

Voor de duur van uw commerciële relatie met FLOORIFY en in ieder geval in overeenstemming met eventuele (gegevensverwerkings)overeenkomsten gesloten met FLOORIFY

III.          TOEPASSELIJKE RECHTSGRONDEN

Meer informatie over de toepasselijke rechtsgronden voor elk van de geïdentificeerde verwerkingsactiviteiten vindt u hierboven.

In het geval dat de rechtsgrond voor verwerking legitiem belang is, zal FLOORIFY altijd (i) beoordelen of dit in verhouding staat met het doel waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld en gebruikt; en (ii) rekening houden met uw redelijke verwachtingen en te zorgen voor een evenwicht met uw fundamentele rechten en vrijheden. Als FLOORIFY dit niet kan garanderen, zal FLOORIFY stoppen met het opslaan/verwerken van uw persoonlijke gegevens of zal FLOORIFY een nieuwe rechtsgrond bepalen.

IV.          BEWAARTERMIJNEN

Tenzij een langere bewaartermijn is vereist of gerechtvaardigd (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart FLOORIFY uw persoonsgegevens alleen gedurende de periode die nodig is om het betreffende doel te bereiken en te vervullen.

V.           OPENBAARMAKING PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

FLOORIFY zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot de verwerking van betalingen, het verzenden van leveringen, het leveren van diensten aan FLOORIFY (in een kader van onderaanneming), etc. In dit kader zullen (een deel van) uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan payment providers, financiële instellingen, softwareleveranciers, cloud partner, datacenter, externe IT-partners, transport partners, verzekeringsmaatschappijen, andere externe dienstverleners, etc.

Indien het noodzakelijk is dat FLOORIFY in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat FLOORIFY uw persoonsgegevens openbaar maakt:

ü  Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer FLOORIFY hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van FLOORIFY.

ü  Wanneer FLOORIFY of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die FLOORIFY heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal FLOORIFY uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

VI.          GRENSOVERSCHRIJDENDE VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door één of meerdere passende waarborgen (zoals goedgekeurd door de EU):

ü  Het afsluiten van een data transfer agreement met de bestemmeling, dewelke zal bevatten de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie van 4 Juni 2021 (Decision 2021/914)’; en/of

ü  Bindende bedrijfsvoorschriften; en/of

ü  Certificeringsmechanisme

VII.        UW PRIVACY RECHTEN

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

ü  Recht op inzage van uw persoonsgegevens;

ü  Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;

ü  Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’) (FLOORIFY wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);

ü  Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

ü  Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;

ü  Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@floorify.com of het formulier voor de uitoefening van uw privacy rechten in te vullen en aan FLOORIFY te bezorgen via e-mail of per post.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de producten en diensten van FLOORIFY meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van FLOORIFY.

VIII.       BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

FLOORIFY verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

FLOORIFY zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren: onsite en in de cloud met datacenters in de EU.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van FLOORIFY, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat FLOORIFY in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.

IX.          UPDATE PRIVACY VERKLARING

FLOORIFY is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen waarbij FLOORIFY de datum van herziening zal aangeven bovenaan op de eerste pagina van deze Privacy Verklaring. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

X.           VERWIJZINGEN NAAR ANDERE WEBSITES

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. FLOORIFY draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

XI.          CONTACTEER FLOORIFY

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop FLOORIFY uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

-        Via e-mail: privacy@floorify.com,

of

-        Via de post: FLOORIFY NV, Kruisboommolenstraat 30A, B-8800 Roeselare

Indien u ontevreden bent met de wijze waarop FLOORIFY uw vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop FLOORIFY uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit (I.e. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de gegevensbeschermingsautoriteit van (i) uw woonplaats of (ii) plaats van tewerkstelling). U kan een e-mail sturen naar de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be of enig ander e-mailadres ter beschikking gesteld door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.dataprotectionauthority.be/contact-us).